Kalkulator kilometrówki — oblicz online
Ten kalkulator liczy zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych według stawek z rozporządzenia. Obsługuje ewidencję przebiegu (faktyczne kilometry) i ryczałt miesięczny z limitem zależnym od wielkości miejscowości.
🧮 Policz od razu
Ile wynosi stawka za kilometr?
Stawki określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury i od 17 stycznia 2023 roku pozostają bez zmian: 1,15 zł/km dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 cm³, 0,89 zł/km dla auta do 900 cm³, 0,69 zł/km dla motocykla i 0,42 zł/km dla motoroweru. To wartości maksymalne — pracodawca może ustalić niższe, ale wtedy nadwyżka kosztów obciąża pracownika.
Ewidencja czy ryczałt?
Ewidencja przebiegu rozlicza faktycznie przejechane kilometry — wymaga prowadzenia zestawienia z datami, trasami i celami wyjazdów, podpisanego przez pracodawcę. Ryczałt to stała kwota miesięczna za jazdy lokalne, liczona jako limit kilometrów razy stawka. Limity zależą od wielkości miejscowości: 300 km do 100 tys. mieszkańców, 500 km przy 100–500 tys. i 700 km powyżej 500 tys.
Ryczałt maleje za nieobecności
To częste źródło nieporozumień: ryczałt zmniejsza się za każdy dzień nieobecności w pracy — urlop, chorobę, a także delegację poza miejscowość. Kalkulator uwzględnia to proporcjonalnie do liczby dni roboczych w miesiącu, więc od razu widać kwotę realnie należną. Warunkiem wypłaty ryczałtu jest też pisemna umowa o używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych.
Podatki i limity
Zwrot w ramach stawek z rozporządzenia jest wolny od podatku i składek ZUS, co czyni go atrakcyjnym dodatkiem. Po stronie firmy obowiązuje jeszcze miesięczny limit kosztowy: 6000 km dla samochodu osobowego. Przepisy nie przewidują odrębnej stawki dla samochodów elektrycznych i hybryd — w praktyce stosuje się analogię do aut powyżej 900 cm³, ale to obszar sporny, więc warto potwierdzić rozliczenie z księgowością.
Kiedy się przydaje?
Przy rozliczaniu delegacji i wyjazdów do klientów, przy ustalaniu wysokości miesięcznego ryczałtu w umowie z pracodawcą, przy kontroli, czy wypłacony zwrot zgadza się z przejechanymi kilometrami, oraz przy szacowaniu kosztów przed przyjęciem zlecenia wymagającego dojazdów.